Kokosimme tapahtumajärjestäjälle 30 kysymyksen listan. Muistilista auttaa varmistamaan, että kovalla vaivalla luotu tapahtuma on varmasti onnistunut. Annamme myös muutamia vinkkejä onnistuneen tapahtuman järjestämiseen.

Suunnittele huolella

Ideointiin ja suunnitteluun käytetty aika ei mene hukkaan. Mieti ensimmäiseksi tapahtuman tarkoitus ja pääviesti. Onnistumisen kannalta oikea paikka ja aika ovat usein ratkaisevimmat tekijät.

1. Miksi tapahtuma järjestetään?

2. Kenelle se järjestetään?

3. Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet?

4. Mihin aikaan tapahtuma kannattaa järjestää? (Huomioi tapahtuman kohdeyleisö ja päätä sen mukaan vuodenaika, viikonpäivä ja kellonaika.)

5. Millaiset kulkuyhteydet tapahtumapaikalle on? (Huomioi pysäköinti ja mahdolliset tarvittavat liikennejärjestelyt.)

6. Onko tila tarpeeksi iso osallistujamäärälle? (Huomioi säävaraus, tarvitaanko sään mukaan lisätiloja?)

7. Sopiiko paikka tapahtuman luonteeseen?

8. Kuinka paljon rahaa tapahtuman järjestämiseen kuluu ja millä menot katetaan? (Luo budjetti tapahtuman menoista ja siitä saatavista tuloista.)

9. Otetaanko mukaan yhteistyökumppaneita tai hankitaanko tapahtumalle sponsoreita? (Näillä voit jakaa tai kattaa osan kuluista.)

10. Onko tapahtumalle mahdollista saada rahoitusta? (Muista, että useimmat apurahat on haettava kuukausia ennen varsinaista tapahtumaa.)

Laadi tapahtumasuunnitelma

Älä jätä muistamista oman pään varaan, vaan luo selkeä tapahtumasuunnitelma. Tapahtuman ideoinnin ja suunnittelun pohjalta laadittavassa kirjallisessa tapahtumasuunnitelmassa kuvataan miten tapahtuma käytännössä toteutetaan.

Lista tarvittavista tehtävistä ja tehtävien vastuuhenkilöt auttavat varmistamaan, että kaikki tarvittava tulee hoidettua ennen tapahtumaa.

1. Kenellä on kokonaisvastuu siitä, että kaikki tapahtuman järjestelyt hoidetaan? (Tämä henkilö ei tee itse kaikkea, vaan auttaa muita ja tarkistaa, että kaikki tehtävät on hoidettu ajallaan.)

2. Kenen vastuulla tapahtuman eri tehtävät ovat? (Nimeä yhteistyökumppanit tai henkilöt, isossa tapahtumassa käytä vastuualueita kuten ruoka, liikenne ja ohjelma.)

3. Mikä on tapahtumajärjestelyiden aikataulu? (Kirjaa jokaiselle tehtävälle päivämäärä, mihin mennessä ne pitää hoitaa.)

4. Mihin ongelmiin tulisi varautua ja miten niihin voidaan varautua? (Varahenkilöt sairastumistapauksiin, mahdolliset peruutukset, muutokset ja riskit.)

5. Tarvitaanko tapahtumaa varten vakuutuksia? (Tarkista ensin, kattavatko nykyiset vakuutukset mahdolliset ongelmatilanteet ja riskit.)

Luvat kuntoon

Tapahtuman järjestämiseen tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta. Suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat poliisille tehtävä kirjallinen ilmoitus yleisötilaisuudesta sekä tapahtumapaikan haltijan lupa. Maanomistajan maankäyttölupa tarvitaan aina ulkotiloissa järjestettäville tapahtumille.

Tapahtumasta riippuen saatat tarvita esimerkiksi pelastussuunnitelman, musiikinkäyttöluvan, tilapäisen anniskeluluvan, tavara-arpajaisluvan ja voit joutua tekemään esimerkiksi meluilmoituksen.

Lupia hankkiessa ulkopuoliset tekijät saattavat aiheuttaa viivästyksiä, jonka vuoksi lupien hankintaan on hyvä varata riittävästi aikaa.

1. Mitä lupia, ilmoituksia tai suunnitelmia tapahtuma tarvitsee?

2. Kuka vastaa lupien laatimisesta ja niiden jättämisestä? (Sama henkilö varmistaa myös lupien hyväksynnän ja toimittaa tarvittaessa lisätietoja.)

3. Kuka luo tapahtumalle tarvittaessa turvallisuussuunnitelman? (Toimitetaan yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä poliisille.)

Markkinoi ja tiedota tehokkaasti

Hyväkin tapahtuma voi epäonnistua, jos yleisö ei tiedä tapahtumasta tai et onnistu houkuttelemaan heitä mukaan. Tee siis edes vajaan sivun mittainen suunnitelma siitä, miten tapahtumasta tiedotetaan ja miten sitä markkinoidaan etukäteen. On parempi aloittaa ajoissa!

Kohderyhmien miettimisellä markkinointi pystytään kohdentamaan juuri oikeisiin viestintäkanaviin, joissa tavoitat haluamasi ihmiset.

1. Mikä on tapahtuman kohdeyleisö ja mistä kanavista heidät tavoittaa parhaiten?

1. Mikä on tapahtumassa yleisön mielestä kiinnostavaa? Miten tämä tuodaan esille?

2. Kenen vastuulla on markkinointi ja tiedottaminen?

4. Millainen tiedote tapahtumasta kiinnostaisi medioita ja mihin medioihin se kannattaa lähettää? (Muista olla ajoissa, lähetä tiedote viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa.)

5. Missä kanavissa voit ilmoittaa tapahtumasta ilmaiseksi? (Hyödynnä KP24-tapahtumakalenteri.)

6. Missä kanavissa ja medioissa ilmoitetaan vastaavista tapahtumista? (Hyödynnä alueesi printti- ja digilehdet sekä BIG24-mainostaulut.)

Tapahtumapäivän tarkistuslista

Muutama päivä ennen tapahtumaa on viimeistään syytä kaivaa esiin tapahtumasuunnitelma ja tarkistaa, ovatko kaikki tarvittavat valmistelut hoidettu ja onko odotettavissa jotain ongelmia, joihin vielä voi varautua. Tee vielä viimeinen tarkistuslista tehtävistä valmisteluista ja käy se läpi edellisenä päivänä.

Tarkistuslistan tärkein kysymys:

1. Mitä kaikkea pitää olla tehtynä ja valmiina, ennen kuin yleisö saapuu tapahtumaan?

Älä unohda jälkipuintia

Tapahtuman onnistumista voidaan mitata monella tapaa, eikä pelkkä yleisömäärä kerro aina kaikkea. Pieni tapahtumakin voi olla onnistunut.

1. Miten tapahtumassa onnistuttiin?

2. Saavutettiinko tapahtumalle annetut tavoitteet?

3. Voidaanko tapahtuman onnistumista mitata kävijämäärällä, saaduilla asiakaskontakteilla tai tapahtuman jälkeen saatavilla yhteydenotoilla?

4. Millaista palautetta tapahtumasta saatiin tapahtuman yhteydessä tai sen jälkeen?

5. Mitä voitaisiin tehdä seuraavalla kerralla paremmin?

Saatujen tietojen perusteella voidaan käydä läpi onnistumisia ja epäonnistumisia. Missä tehtiin oikein ja mitä tulisi kehittää?

Muista aina kiittää mukana olleita ihmisiä heidän panoksestaan tapahtuman onnistumisessa!

Hyödynnä tapahtuman suunnittelussa KP24-tapahtumakalenteria. Tapahtumakalenteriin voit lisätä tulevia tapahtumia sekä tarkistaa muiden tulevien tapahtumien ajankohdan.